Som skoladministratör hade Anne-Louise Ringqvist ett omväxlande jobb och hon trivdes i rollen som rektorns högra hand. Hon tog hand om fakturorna och skötte vikarieanskaffning, lönerapportering och hade koll på det mesta som hände på skolan.

Men åren gick och hon kunde också se att hon tillhörde en osynlig yrkesgrupp som var ensamma på skolorna. När Vision med stöd från kommunen startade ett nätverk för att förbättra villkoren för skoladministratörer ville Anne-Louise Ringqvist vara med och påverka.

– Vi ville inte bara klaga utan komma med konstruktiva förslag om hur man skulle satsa på yrkesgruppen. Ledningen lyssnade och avsatte pengar, vilket bland annat ledde till att vi ordnade en kompetensutvecklingsdag för alla skoladministratörer 2011, berättar hon.

Arbetet för nätverket gjorde att den lokala Visionsavdelningen fick upp ögonen för Anne-Louise Ringqvist och hon valdes in i styrelsen. Hon var en av dem som fick ansvaret att sköta arbetet och samordningen kring Skoladministratörernas dag.

– Jag bokade lokaler, föreläsare och ordnade underhållning. Det var massor med jobb men jag trivdes och klarade det bra.

Nu hade Anne-Louise Ringqvist fått blodad tand och ville gärna ha mer avancerade arbetsuppgifter. De egna barnen hade blivit större och klarade sig själva och nu var det dags att komma vidare med den egna utvecklingen.

För att få mer kött på benen gick hon Medarbetarakademien, en internutbildning som Norrköping, Linköping och Mjölby kommuner genomför gemensamt för att stimulera den personliga utvecklingen.

Och i höstas utbildade sig Ann-Louise Ringqvist till ekonomiassistent och började för två månader sedan på utbildningskontoret centralt. Där har hon bland annat ansvar för bankgirokontot, sköter fakturering och fördelar elevpengarna till skolorna.

– Det är mer utmanande och komplicerade arbetsuppgifter än jag haft tidigare och det krävs att man fördjupar sig. Arbetet för nätverket gjorde att arbetsgivaren såg min kapacitet, kanske var det en förklaring till att jag fick det här jobbet, funderar Anne-Louise Ringqvist.

Men den nya tjänsten har inte inneburit något lönelyft.

– Nej, tyvärr verkar det inte fungera så i Norrköpings kommun. Det var i och för sig inte därför jag bytte jobb, men det är klart att det hade varit trevligt om jag hade fått högre lön också.

Det hindrar henne inte från att drömma om att ta ytterligare ett kliv i karriären.

– Jag är hela tiden på väg. Jag tror inte att jag kommer att sitta nöjd här tills jag blir pensionär, säger hon.

Läs även Alla måste få chans till karriär

Sociala medier som Facebook, Twitter, Instagram och LinkedIn ökar stadigt i popularitet. Facebook har en miljard användare och i Sverige är det cirka 4,8 miljoner personer som använder mediet. Men det är fortfarande en hel del skeptiker som vägrar logga in.

– Många avfärdar sociala medier som Facebook och Twitter med att det är slöseri med tid. Vad finns det för värde i att veta vad någon har på lunchmackan? Men jag skulle vilja slå ett slag för det goda tramset, säger Niklas Myhr, professor i sociala medier på Chapman University i Kalifornien.

Han skriver just nu på en bok med titeln Det goda tramset tillsammans med konsulten Åsa Stenström.

Niklas Myhr menar att lunchmackan vi lägger ut på Instagram eller Facebook bygger tillit och förtroende människor emellan. Kanske inte den enskilda mackan men alla de små vardagbetraktelserna, bilderna och åsikterna en person lägger ut på sociala medier ger andra en känsla för hur man är och har en smörjande funktion för djupare relationer.

– Se det som en ström av inlägg, som massor med små penseldrag i en tavla. Man blir påmind om varandras existens, förstår hur personer fungerar och avhandlar småpratet. Sen när man väl ses kan det bli mer pang på rödbetan och man kan direkt prata om djupare saker, säger Niklas Myhr.

Han tror att det så kallade tramset är något som funnits människor emellan i alla tider för att upprätthålla relationer. Men på sociala medier det blir så mycket tydligare.

Facebook, Twitter och andra plattformar är förstås inte bara till för de närmaste vännerna. Enligt Niklas Myhr är de utmärkta ställen att skaffa sig nätverk, bygga sin
karriär och få nya infallsvinklar.

– Det kan dyka upp möjligheter som du själv inte tänkt på eller så kan du hitta personer som kan ge dig de möjligheter som du behöver i din karriär, säger han.

Har man lite kontakt med någon på sociala medier kan det sänka trösklarna för att boka in ett möte i verkliga livet. Att veta vad bekanta jobbar med eller har för fritidsintressen gör det också lättare att veta vem man ska ringa om man behöver ta reda på något. Men att odla ett nätverk tar tid, det kräver att man är tålmodig, tänker långsiktigt och själv delar med sig.

– Man behöver inte lägga ut allt om sig själv, men man ska vara medveten om vad man går miste om ifall man inte lägger ut något, säger Niklas Myhr.

Inom kommuner och landsting har anställda en långtgående meddelarfrihet som gör det svårt för arbetsgivaren att lägga sig i vad man skriver på sociala medier.

Samtidigt finns det yrkesgrupper som har en arbetssituation där man inte kan vara transparent. Till exempel om man jobbar på socialtjänsten eller inom vården där patientsekretessen är hård. Men sunt förnuft räcker långt, tycker Niklas Myhr.

– Arbetsgivare ska inte ha en hård policy för vad man får skriva och inte. Då går de miste om den positiva kraft som sociala medier kan vara för företaget eller organisationen.

Han tycker att fler borde testa att ge sig ut i den sociala mediersfären och inte vara rädda för att berätta om sig själva.

– Många människor har ett roligare liv än de tror. Jag tycker att din vardag kan vara spännande, det kan vara exotiskt för mig. Fler borde våga blomma ut i sociala medier. Många kanske tycker att jag har ett ballt jobb i Kalifornien, men själv tycker jag inte att jag är så ball. I sociala medier kan alla vara balla, det spelar ingen roll vem du är.

Många tjänstemän spenderar timmar varje dag framför mejlkorgen och i telefon. På vissa arbetsplatser finns strikta policys om hur man ska bemöta personer som hör av sig. På andra ställen har en egen kultur växt fram där det är helt okej att använda smileys, förkortningar och annat i den digitala kommunikationen.

E-post är en snabb kanal där ett stavfel ofta tolereras men det är också lätt att missuppfatta tonläget. Ett snabbt ironiskt meddelande kan av mottagare uppfattas som oerhört otrevligt.

Här har vi samlat vett och etikettproffset Magdalena Ribbings bästa tips för hur du kommunicerar artigt och professionellt. 

MEJL

• Besvara mejl som innehåller frågor. Kan du inte svara på frågan, skriv att du inte vet i stället för att ignorera mejlet.

• Får du inte svar på en fråga som du skickat till någon är det helt okej att skicka ett nytt mejl med ämnet ”Omsänd fråga” och om det behövs ett tredje mejl med ”Påminnelse om obesvarad fråga”. Det är inte oartigt, utan det är den som inte svarar som är oartig.

• Använd inte din jobbmejl till privata konversationer utan skaffa ett annat mejlkonto för det. Tänk på att arbetsgivaren kan gå in och kolla din e-post. Ett feltryck kan också få stora konsekvenser om du råkar skicka ett hemligt privat mejl till hela arbetsplatsen. Avhandla därför inte heller skvaller eller bråk med kollegor via din jobbmejl.

• Håll koll på mejlspråket. Versaler betyder att man skriker och smileys och förkortningar bör undvikas om mottagaren inte känner till dem.

• Det första mejlet kan inledas med Hej Förnamn och sluta med Hälsningar Namn. I det andra mejlet kan man skriva Hej igen och avsluta med sin förnamnsinitial. Ytterligare mejl behöver inte ha någon inledning men avslutas med initial.

• Vill du skriva Vänliga hälsningar så skriv ut hela orden och inte MVH, eftersom det då framstår som att du är för oengagerad för att orka skriva ut det.

• Mejl ska vara så korta som möjligt och ska inte skickas till fler än nödvändigt. Stavfel går att komma undan med i mejl eftersom det handlar om snabb kommunikation men om du skickar ett viktigt mejl till någon i extern kontakt eller annan viktig person bör du vara noga med stavningen.

TELEFON

• Svara inte bara med ditt förnamn om du inte vet vem som ringer. Att svara med organisationens namn och sedan ditt fullständiga namn är professionellt.

• Gör inte sura miner eller himla med ögonen när du pratar med någon. Även om personer inte ser det hörs det snabbt på tonfallet. Man är inte heller anonym i telefonen och kan sucka eller snäsa av någon. Plötsligt står du ansikte mot ansikte med klienten, frågeställaren eller kunden.

• Ät inte medan du pratar i telefon.

• Om du själv blir illa bemött i telefon ska du hålla dig lugn och vara tillmötesgående ändå. Om någon förolämpar dig kan du säga att ”jag tror inte vi kommer så mycket längre, adjö”.

• Om du har lovat någon att ringa tillbaka ska du göra det. Säger du i din telefonsvarare att du kommer att ringa tillbaka så ska du också göra det. Du behöver dock inte ringa upp personer som inte lämnat något meddelande bara för att du ser att du missat ett samtal.

• Lär dig hur din telefon funkar så att personen som ringer inte hör att du svarar för att sen direkt lägga på om du är upptagen.

Källa: Boken Etikett på jobbet av Magdalena Ribbing. 

Läs även: De är experter på att prata i telefon

Pling i mobilen på kvällen. Ännu ett jobbmejl i korgen och nyfiken som man är går det inte att låta bli att titta, det kan ju vara något viktigt.

Känner du igen dig? Allt fler kan i och med de smarta telefonernas intåg jobba utanför arbetsplatsens väggar. I grunden är det positivt: Ökat eget ansvar, mer flexibilitet och kanske även avstressande att snabbt kunna klara av ett ärende och slippa grubbla över det till nästa morgon.

Men den ständiga tillgängligheten innebär också risker, konstaterar Carola Löfstrand, Visions ombudsman med ansvar för arbets­miljöfrågor.

– Det handlar om hälsan. Den som har hög arbetsbelastning kanske väntar med att läsa mejlen tills man kommer hem. Gör man så hela tiden resulterar ju det i att man jobbar mer än heltid och riskerar att få betala det med en sämre hälsa.

Men det går ju snabbt att svara på ett litet mejl?

– Ja, men det tar en viss tid för hjärnan att landa i det man gör. Så även om det går på några minuter tar det mer tid än så från fritiden, säger Carola Löfstrand, som också betonar att det inte bara handlar om hälsan för stunden.

Att vara starkt motiverad i sitt jobb är förstås i grunden väldigt positivt, men hälsan mår bäst av att man också odlar andra intressen.

– För att kunna utveckla våra egna personligheter behöver vi ett utrymme i vår fritid och social samvaro. Det är också en friskfaktor som gör att man bättre hanterar perioder i livet när man inte jobbar, till exempel vid arbetslöshet eller efter pensioneringen.

Bör man ha en policy för gränslöst arbete på arbetsplatsen?

– Ja. Det ska vara tydligt vilka förväntningar vi har på varandra. Annars kan det skapa stress hos vissa och irritation mellan kolleger. Det kan också handla om förväntningar från utomstående. Om en klient, brukare eller kund blir irriterad över att man inte svarar på ett mejl på en klämdag är det bra om det finns en policy att luta sig mot.

Den positiva sidan är friheten och möjligheterna som öppnas av att kunna styra mer över sitt eget jobb. Tekniken kan bland annat underlätta för dem som tidigare varit tvungna att jobba deltid.

– Till exempel för småbarnsföräldrar som kan hämta sina barn tidigare och istället göra en del jobb hemma.

– Tekniken skapar jättebra möjligheter, men vi får komma ihåg att det är stödfunktioner, och se upp så att vi inte blir slavar under dem, säger Carola Löfstrand.

Läs även: Mobila möjligheter på miljöförvaltningen